Cours et émargement

Vue d’ensemble

À quoi sert un cours ?

Un cours correspond à une séance concrète au sein d’une session de formation. Il précise le créneau, le lieu ou la modalité, l’intervenant et les apprenants concernés. C’est dans cette fiche que Flow centralise l’émargement de la séance.

• planifier la date, l’horaire, le lieu et le mode de réalisation ;
• désigner l’intervenant de la séance ;
• rattacher ou ajuster les apprenants concernés ;
• marquer la présence, le retard ou l’absence ;
• suivre les signatures et produire la feuille d’émargement.

Navigation

Accéder aux cours

Ouvrez Formation, développez Animation et sessions, puis choisissez Cours. La liste affiche les séances accessibles à votre rôle, avec le module, les dates, la durée, le mode, les effectifs, la participation et l’intervenant.

Utiliser la liste au quotidien

Utilisez Filtrer pour réduire le périmètre selon la période qui vous intéresse, puis le champ Filtrer par… pour retrouver rapidement une séance. Le menuExport et l’envoi du planning hebdo sont proposés selon vos droits.

Planification

Créer et planifier un cours

1. Choisissez « Nouveau ». Une fiche de cours vierge s’ouvre ; rien n’est créé tant que vous n’enregistrez pas.
2. Sélectionnez la session. Le cours est toujours rattaché à une session de formation existante.
3. Renseignez le mode et le lieu. Indiquez notamment si la séance se déroule à distance lorsque cela s’applique.
4. Choisissez l’intervenant et le créneau. La fin doit être postérieure au début ; vérifiez les horaires avant de valider.
5. Enregistrez avec « Ok ». Les actions liées à la signature et aux exports nécessitent un cours enregistré.

Participants

Gérer les apprenants de la séance

Dans l’onglet Apprenants, le tableau présente chaque personne, son e-mail, son état de présence, un éventuel retard, la date de signature et un commentaire. Utilisez Ajouter pour rattacher des apprenants et Nouveaupour créer une fiche lorsque votre rôle le permet.

Les colonnes d’émargement ne sont visibles et modifiables que pour les rôles disposant des droits correspondants. Si elles n’apparaissent pas, demandez à l’administrateur Flow de vérifier votre rôle.

Présence

Suivre l’émargement

Le bandeau Synthèse d’émargement donne immédiatement le nombre d’apprenants, de présents, d’absents, de signatures reçues et d’e-mails en attente de signature. Il permet de repérer une situation incomplète sans parcourir chaque ligne.

1. Sélectionnez les apprenants concernés dans le tableau.
2. Renseignez leur présence depuis l’action « Présence » ou directement dans la colonne lorsqu’elle est éditable.
3. Indiquez un retard et ajoutez un commentaire lorsque le contexte le nécessite.
4. Contrôlez le récapitulatif avant la clôture de la séance, notamment les signatures manquantes.

Justificatifs

Signatures et présence

Pour une séance enregistrée, sélectionnez les apprenants puis utilisez l’action d’envoi du lien d’émargement. Flow suit l’envoi et actualise régulièrement la date de signature. Dès qu’une signature est confirmée, la présence de l’apprenant est enregistrée comme présente.

• vérifier les adresses e-mail des apprenants avant l’envoi ;
• ne sélectionner que les participants attendus : les autres sont marqués absents ;
• contrôler la colonne Signé le et la synthèse après l’envoi ;
• relancer uniquement les personnes encore en attente lorsque cela est nécessaire.

L’intervenant peut également démarrer le cours et signer son intervention depuis Flow. Cette signature est disponible dans la fenêtre autorisée autour du créneau de la séance ; en dehors de cette période, Flow la refuse.

Traçabilité

Exports et suivi de la séance

Le menu Export de la fiche rassemble les documents disponibles pour le cours. Selon vos permissions, vous pouvez notamment produire la progression pédagogique en PDF et la feuille d’émargement en PDF.

Dépannage

Résoudre les problèmes courants