Convocations et questionnaires

Vue d’ensemble

Comprendre les deux fonctions

Les convocations servent à informer les participants d’une session, d’un examen ou d’un autre événement. Les questionnaires permettent de créer un modèle de questions réutilisable et de collecter des retours, par exemple dans une campagne de satisfaction.

Communication

Créer une convocation

Accédez à Formation → Animation et sessions → Convocations, puis choisissez Nouveau. La convocation s’ouvre d’abord en brouillon : vous pouvez préparer son contenu sans l’envoyer immédiatement.

1. Choisissez le type et le statut. Commencez en brouillon afin de vérifier le contenu avant diffusion.
2. Renseignez le titre et l’objet. Ils doivent permettre au destinataire d’identifier clairement l’événement.
3. Précisez les informations pratiques. Dates, lieu, salle et modalité facilitent la préparation des participants.
4. Rédigez le contenu. L’onglet Description contient le message et les informations pratiques complémentaires.
5. Complétez les onglets. Destinataires, Documents et Détails rassemblent les éléments nécessaires avant envoi.

Préparation

Préparer l’envoi

Avant d’envoyer, ouvrez l’onglet Destinataires et contrôlez le périmètre. Vérifiez également que les apprenants disposent d’un moyen de contact utilisable et que les dates de la convocation correspondent bien à la session ou à l’événement.

• contrôler le contexte et le type de convocation ;
• vérifier le titre, l’objet, le lieu et les horaires ;
• ajouter les documents utiles dans l’onglet Documents ;
• vérifier les destinataires avant toute diffusion ;
• conserver le brouillon tant que les informations ne sont pas prêtes.

Traçabilité

Suivre les convocations

La liste Convocations affiche notamment le type, le statut, le titre, le contexte, les dates, la date d’envoi, le nombre de destinataires et les consultations. Elle sert à repérer un brouillon, une convocation envoyée ou un message consulté.

Collecte de retours

Créer un modèle de questionnaire

Ouvrez Formation → Évaluations & livrables → Modèles de questionnaires, puis choisissezNouveau. Un modèle réutilisable contient un nom, un texte d’introduction, une liste de questions, des commentaires complémentaires et un état actif.

1. Donnez un nom au modèle. Il est obligatoire et doit indiquer clairement le moment ou l’objectif de la collecte.
2. Ajoutez le texte d’introduction. Expliquez aux répondants le contexte et l’usage attendu de leurs réponses.
3. Créez les questions. Le tableau permet d’ajouter les éléments puis de les réordonner.
4. Activez le modèle quand il est prêt. Gardez les versions en préparation inactives pour éviter une utilisation trop tôt.

Diffusion et analyse

Diffuser et analyser les retours

Le modèle de questionnaire sert de base aux campagnes associées aux sessions ou aux fonctions de satisfaction disponibles dans Flow. Sélectionnez les destinataires, contrôlez la période de réponse et suivez ensuite les réponses depuis la campagne concernée.

Dépannage

Résoudre les problèmes courants